AML dla biur rachunkowych bez segregatora z wydrukami

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dotyczy to zarówno dużych biur z kilkunastoma księgowymi, jak i jednoosobowej działalności prowadzącej księgi kilku firm. Ta strona pokazuje, jak wygląda weryfikacja w typowych sytuacjach biura i ile czasu zajmuje z narzędziem.

Dlaczego biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną

Ustawa AML obejmuje przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Biuro widzi przepływy pieniędzy klienta, jego kontrahentów i strukturę kosztów, dlatego ustawodawca uznał je za miejsce, w którym da się zauważyć nieprawidłowości. Z tego wynika kilka obowiązków.

• Ocena ryzyka własnej działalności, sporządzona na piśmie.
• Wewnętrzna procedura AML dopasowana do skali biura.
• Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego wobec każdego klienta, przed rozpoczęciem obsługi i w trakcie współpracy.
• Sprawdzanie list sankcyjnych.
• Przechowywanie dokumentacji przez 5 lat.
• Szkolenia pracowników.
• Zawiadamianie GIIF o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Kontrole w biurach rachunkowych zwykle nie szukają spektakularnych przestępstw. Sprawdzają, czy biuro ma procedurę, czy ją stosuje i czy potrafi pokazać weryfikację konkretnych klientów. Najczęstszy problem to brak śladu, że weryfikacja w ogóle się odbyła. Jak ułożyć sam dokument, opisujemy na stronie procedura AML.

Typowe sytuacje w biurze rachunkowym

Poniżej trzy sytuacje, które zdarzają się w każdym biurze. Opisujemy, co trzeba sprawdzić i jak to wygląda w Biznesmeni.

Nowy klient, spółka z o.o.

Prezes spółki A zgłasza się do biura z prośbą o prowadzenie ksiąg. Przed podpisaniem umowy biuro musi zidentyfikować spółkę, ustalić, kto ją reprezentuje i kto jest beneficjentem rzeczywistym, sprawdzić listy sankcyjne i ocenić ryzyko.

1. Wpisujesz NIP spółki A. Serwis pobiera z KRS nazwę, siedzibę, numer KRS, REGON, kapitał zakładowy, skład zarządu, sposób reprezentacji i listę wspólników.
2. Sprawdzasz, czy osoba X, która przyszła do biura, rzeczywiście jest członkiem zarządu i czy może sama reprezentować spółkę.
3. Patrzysz na wspólników. Jeżeli jedynym wspólnikiem jest spółka B, mapa drugiego poziomu pokazuje, kto ma udziały w spółce B. Tak ustalasz osobę, która kontroluje klienta.
4. Pobierasz wpis spółki A z CRBR i porównujesz go z mapą. Zgodność odnotowujesz, rozbieżność wyjaśniasz z klientem.
5. Sprawdzasz listy sankcyjne i oznaczenia PEP dla całej mapy, nie tylko dla samej spółki.
6. Przeglądasz inne spółki członków zarządu i wspólników. Kilkanaście spółek w likwidacji przy jednej osobie to informacja ważna dla oceny ryzyka.
7. Wpisujesz notatkę z oceną ryzyka i zapisujesz weryfikację w sprawie klienta.

Cała procedura w serwisie zajmuje kilka minut. Bez narzędzia biuro zwykle pobiera odpis z KRS, osobno szuka spółki B, przepisuje dane do formularza i drukuje kilka stron, które potem trafiają do segregatora. Szczegółowy opis każdego kroku znajdziesz na stronie weryfikacja klienta AML.

Zmiana wspólnika u obecnego klienta

Klient obsługiwany od trzech lat sprzedał udziały. Biuro może się o tym dowiedzieć dopiero przy rocznym zamknięciu, jeżeli nikt mu nie powie. Tymczasem zmiana wspólnika oznacza, że beneficjent rzeczywisty mógł się zmienić, a dotychczasowa ocena ryzyka jest nieaktualna.

W Biznesmeni dodajesz klientów do alertów. Gdy w KRS pojawi się wpis o zmianie wspólników, zarządu, prokury albo siedziby, dostajesz wiadomość. Otwierasz sprawę klienta, robisz nową mapę, sprawdzasz nowego wspólnika na listach sankcyjnych, aktualizujesz ocenę ryzyka i zapisujesz czynność. W rejestrze widać, że reakcja nastąpiła kilka dni po zmianie w rejestrze. Zasady działania alertów opisujemy na stronie monitoring KRS.

Klient z jednoosobową działalnością

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą to osoba fizyczna. Biuro identyfikuje ją na podstawie dokumentu tożsamości, a dane działalności potwierdza w CEIDG. Beneficjentem rzeczywistym jest zwykle sam przedsiębiorca.

Serwis pobiera z CEIDG firmę, NIP, REGON, datę rozpoczęcia działalności i status, a z białej listy VAT status podatnika i zgłoszone rachunki. Jeżeli ta sama osoba jest też członkiem zarządu lub wspólnikiem w spółkach, mapa to pokaże. To pomaga przy ocenie ryzyka, na przykład gdy przedsiębiorca jednocześnie zasiada w zarządzie spółki, która jest jego głównym kontrahentem. Osoby z samą jednoosobową działalnością nie mają w serwisie wyceny udziałów, bo nie mają udziałów w spółkach z KRS.

Weryfikacja w kilka minut z zapisem czynności

Biuro rachunkowe nie ma działu compliance. Weryfikację robi zwykle właściciel albo księgowa między zamknięciem miesiąca a deklaracjami. Dlatego najważniejsze są dwie rzeczy, czyli szybkość i ślad. Biznesmeni łączy jedno z drugim.

• Dane z KRS, CEIDG i białej listy VAT pobrane po NIP, z datą pobrania. Zero przepisywania.
• Mapa powiązań z rolami i datami od i do, czyli zarząd, prokura, rada nadzorcza i wspólnicy.
• Wspólne spółki dwóch osób, przydatne, gdy klient i jego kontrahent mają tych samych ludzi w organach.
• Raport PDF do akt klienta, bez znaku wodnego.
• Alerty o zmianach w KRS dla obsługiwanych klientów.
• W wyższych planach sprawdzenie całej mapy na listach sankcyjnych i PEP oraz rejestr czynności AML gotowy do kontroli.

Serwis nie weryfikuje dowodów osobistych i nie przechowuje numerów PESEL. Tę część biuro robi samo. Nie pobieramy też wpisów z CRBR za biuro, ale mapa udziałów z KRS pozwala szybko porównać wpis z rzeczywistą strukturą. Podział obowiązków między narzędzie a instytucję opisujemy szerzej na stronie system AML.

Sygnały ostrzegawcze, które widać na mapie

Mapa powiązań nie służy tylko do odhaczenia obowiązku. Pokazuje sytuacje, które księgowa zna z praktyki, ale trudno je zauważyć w pojedynczym odpisie z KRS.

• Członek zarządu klienta zasiada jednocześnie w wielu spółkach założonych w ostatnich miesiącach.
• Kilka spółek powiązanych z tą samą osobą jest w likwidacji albo w upadłości.
• Główny kontrahent klienta ma tego samego wspólnika albo członka zarządu, a faktury między nimi stanowią większość obrotu.
• Zarząd zmieniał się kilka razy w ciągu roku, zawsze tuż przed terminem złożenia sprawozdania.
• Spółka nie złożyła sprawozdań finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych za kolejne lata.

Żaden z tych sygnałów sam w sobie nie oznacza prania pieniędzy. Każdy jest jednak powodem, żeby zadać klientowi pytanie i zapisać odpowiedź w notatce. Więcej o tym, jak czytać takie zależności, przeczytasz na stronie spółki powiązane.

Co pokażesz podczas kontroli

Kontrolujący zwykle prosi o procedurę, ocenę ryzyka biura, dowody szkoleń i dokumentację weryfikacji kilku wybranych klientów. Ostatni punkt sprawia najwięcej kłopotów. Z serwisem pokazujesz dla każdego klienta raport z datą pobrania danych, mapą, wynikiem list sankcyjnych i notatką z oceną ryzyka. W planie Kancelaria eksportujesz cały rejestr czynności za wybrany okres, z autorem i datą każdej weryfikacji.

Dobrą praktyką jest też okresowy przegląd całej bazy. W planie Kancelaria wgrywasz plik z listą NIP wszystkich klientów i sprawdzasz ich naraz, a potem obejmujesz alertami. Przy kilkuset klientach to różnica między jednym popołudniem a kilkoma tygodniami.

Plan Wywiad dla małego biura

Wywiad kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Do ceny doliczamy 23% VAT. To plan dla jednoosobowego biura albo biura z kilkoma pracownikami, które przyjmuje kilku nowych klientów w miesiącu.

• 100 map powiązań w miesiącu, do 2 poziomów.
• Wspólne spółki dwóch osób i historia ról z datami od i do.
• 20 raportów PDF w miesiącu bez znaku wodnego, do akt klienta.
• Alerty o zmianach w KRS dla 25 podmiotów.
• Jedno stanowisko.

W planie Wywiad listy sankcyjne biuro sprawdza samodzielnie, a dokumentacją weryfikacji jest raport PDF w aktach. Jeżeli chcesz, żeby serwis sprawdzał całą mapę na listach sankcyjnych i PEP, wybierz plan Analityk za 599 zł netto miesięcznie (299 zł netto przy płatności rocznej), który ma też 600 map w miesiącu, 4 poziomy, alerty dla 250 podmiotów i eksport do XLSX i CSV.

Plan Kancelaria dla zespołu

Kancelaria kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie albo 745 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Do ceny doliczamy 23% VAT. To plan dla biura, w którym weryfikacje robi kilka osób, a właściciel chce mieć wszystko w jednym miejscu.

• 5 użytkowników i 3 000 map w miesiącu, do 6 poziomów.
• Sprawy klientów z notatkami i historią czynności.
• Rejestr czynności AML gotowy do kontroli, z eksportem.
• Sprawdzenie całej mapy na listach sankcyjnych i PEP.
• Alerty dla 1 500 podmiotów i tygodniowy raport zmian dla zespołu.
• Hurtowe sprawdzenie listy NIP i KRS do 2 000 wierszy w pliku.
• API na 5 000 zapytań w miesiącu, na przykład do połączenia z programem księgowym.

Porównanie planów dla biura rachunkowego

Wszystkie plany kupujesz w kasie, bez rozmowy z handlowcem. Podajesz NIP i dane biura, płacisz kartą, a faktura VAT przychodzi od razu. Limity map liczymy jako zużycie w okresie rozliczeniowym. Pełne zestawienie, razem z planem Instytucja, zawiera cennik.