Monitoring KRS z alertem o każdej zmianie u kontrahenta

Zamiast co miesiąc pobierać odpisy i porównywać je ręcznie, dodajesz kontrahentów do listy obserwowanych, a informację o zmianie dostajesz w mailu. Poniżej opisujemy, jakie zdarzenia obejmują alerty, czym różni się tryb dzienny od natychmiastowego i ile podmiotów obejmuje każdy plan.

Dlaczego jednorazowe sprawdzenie nie wystarcza

Sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy pokazuje jego stan na ten jeden dzień. Współpraca trwa jednak miesiące albo lata, a w tym czasie w spółce może zmienić się wszystko: zarząd, właściciele, adres, a nawet jej sytuacja prawna. Dostawca, który rok temu był stabilną firmą z wieloletnim zarządem, może dziś mieć nowego jedynego członka zarządu i wniosek o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego. Jeśli dowiesz się o tym dopiero przy kolejnej nieopłaconej fakturze, jest już za późno na rozsądną reakcję.

Monitoring rozwiązuje ten problem. Lista obserwowanych podmiotów jest porównywana z rejestrem codziennie, a każda zmiana w danych spółki trafia do ciebie jako krótki komunikat z opisem, co się zmieniło, kiedy i jak brzmiał poprzedni stan. Możesz od razu ocenić, czy zmiana jest neutralna, czy wymaga działania, na przykład skrócenia terminu płatności albo ponownej weryfikacji umocowania osób podpisujących dokumenty. Jeśli dopiero zaczynasz sprawdzanie partnera, zacznij od strony sprawdź kontrahenta po NIP.

Jakie zmiany w KRS obejmują alerty

Alerty obejmują wszystkie zdarzenia, które mają znaczenie dla oceny ryzyka współpracy. Najważniejsze z nich zebraliśmy w grupy.

Zmiany w organach spółki

Powołanie i odwołanie członka zarządu, zmiana prezesa, zmiana sposobu reprezentacji, powołanie lub odwołanie członka rady nadzorczej, udzielenie i odwołanie prokury. Te zmiany decydują o tym, kto może w imieniu spółki podpisywać umowy, więc wpływają bezpośrednio na ważność dokumentów, które zawierasz.

Zmiany wspólników i kapitału

Zmiana wspólników spółki z o.o., przejście udziałów, podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego, zmiana jedynego akcjonariusza. Nowy właściciel to często nowa strategia, a czasem sygnał, że dotychczasowi wspólnicy wycofują się z biznesu.

Zmiany siedziby i danych podstawowych

Przeniesienie siedziby, zmiana adresu, zmiana firmy spółki, zmiana przedmiotu działalności. Częste zmiany siedziby, zwłaszcza na adresy wirtualnych biur, warto zestawić z innymi sygnałami.

Likwidacja, upadłość i restrukturyzacja

Otwarcie likwidacji, ustanowienie likwidatora, wzmianki o ogłoszeniu upadłości, otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, a także wykreślenie spółki z rejestru. To zdarzenia o największej wadze, przy których czas reakcji ma znaczenie dla odzyskania należności.

Pozostałe wpisy

Wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, połączenie, podział lub przekształcenie spółki, a także wpisy w dziale dotyczącym zaległości. Brak sprawozdania w terminie też bywa informacją, więc pokazujemy go w raporcie zmian.

Tryb dzienny i tryb natychmiastowy

Alert możesz otrzymywać na dwa sposoby. W trybie dziennym zbieramy wszystkie zmiany z danego dnia dla wszystkich obserwowanych podmiotów i wysyłamy je w jednym mailu. To dobre rozwiązanie dla portfela kontrahentów, w którym liczy się pełny obraz, a nie minuty. W trybie natychmiastowym komunikat o zmianie wysyłamy do godziny od jej publikacji w rejestrze. Ten tryb wybierają zespoły, dla których znaczenie ma szybkość: działy ryzyka kredytowego, windykacja, kancelarie prowadzące transakcję w toku.

Oba tryby można łączyć. Najważniejszych kontrahentów ustawiasz na alert natychmiastowy, resztę zostawiasz w zestawieniu dziennym. Tryb natychmiastowy jest dostępny od planu Analityk. W planie Kancelaria zespół dostaje dodatkowo tygodniowy raport zmian, który zbiera wszystko, co wydarzyło się u obserwowanych podmiotów, w jednym dokumencie do omówienia na spotkaniu.

Limity podmiotów w planach

Liczba obserwowanych podmiotów zależy od planu. Ceny podajemy netto, do ceny doliczamy 23% VAT, a przy płatności rocznej cena miesięczna jest o połowę niższa.

Plan Kancelaria i Instytucja pozwalają dodać kontrahentów hurtowo, z pliku z listą numerów NIP lub KRS. To najszybszy sposób, by objąć monitoringiem całą bazę dostawców albo portfel klientów jednym ruchem. Pełne porównanie planów znajdziesz w zakładce cennik.

Skąd pochodzą informacje o zmianach

Źródłem alertów są dane Krajowego Rejestru Sądowego udostępniane publicznie na podstawie ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Uzupełnieniem rejestru jest Monitor Sądowy i Gospodarczy, w którym ukazują się ogłoszenia wymagane przepisami, na przykład te, które Kodeks spółek handlowych nakazuje publikować przy likwidacji spółki albo obniżeniu kapitału. Zmiany zestawiamy z poprzednim stanem spółki, dzięki czemu komunikat mówi nie tylko, że coś się zmieniło, ale także co dokładnie i jak wyglądało wcześniej.

Informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych prowadzonych wobec spółek pojawiają się w KRS w postaci wzmianek. Dla pełnego obrazu dokładamy dane z wykazu podatników VAT, więc jeśli spółka straci status czynnego podatnika albo zmieni zgłoszone rachunki, również się o tym dowiesz. Wszystkie źródła opisujemy na stronie poświęconej źródłom danych.

Monitoring całej sieci powiązań

Sama spółka to nie wszystko. Ryzyko często pojawia się obok: członek zarządu twojego kontrahenta zostaje powołany do zarządu spółki w likwidacji, wspólnik zakłada nową firmę w tej samej branży, spółka matka zmienia właściciela. Mapa powiązań pozwala dodać do obserwowanych nie tylko kontrahenta, ale także spółki z jego najbliższego otoczenia. Jak czytać takie relacje, wyjaśniamy na stronie spółki powiązane.

W planach z modułem AML zmiany u klienta są dodatkowo zapisywane w jego sprawie. Jeśli zmiana dotyczy struktury własności albo zarządu, możesz od razu ponowić weryfikację i odnotować ją w rejestrze czynności. To przydaje się przy obowiązku bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych wynikającym z ustawy AML.

Kto korzysta z monitoringu KRS

Z alertów korzystają przede wszystkim te zespoły, które mają wielu kontrahentów i odpowiadają za ryzyko ich współpracy. Każdy z nich patrzy na zmiany w rejestrze z innej strony.

Dział sprzedaży i kontroli należności

Firma, która sprzedaje z odroczonym terminem płatności, chce wiedzieć jak najwcześniej, że odbiorca zmienił właściciela albo wchodzi w likwidację. Alert pozwala zmienić limit kredytu kupieckiego, zażądać przedpłaty albo przyspieszyć windykację, zanim zaległość urośnie.

Dział zakupów

Zmiana zarządu u kluczowego dostawcy bywa zapowiedzią zmian w jakości i terminach dostaw. Wczesna informacja daje czas na przygotowanie dostawcy zapasowego.

Kancelarie i doradcy

W trakcie transakcji kancelaria pilnuje, by między podpisaniem listu intencyjnego a zamknięciem nie zmieniła się struktura stron. Monitoring wszystkich spółek uczestniczących w transakcji oszczędza codziennego sprawdzania odpisów.

Instytucje obowiązane

Biura rachunkowe, firmy leasingowe i inne instytucje obowiązane muszą na bieżąco monitorować stosunki gospodarcze z klientem. Alert o zmianie wspólników albo zarządu jest bezpośrednim sygnałem, że trzeba zaktualizować dane klienta i ponowić ocenę ryzyka. Więcej o tych obowiązkach piszemy na stronie poświęconej procedurom AML.

Redakcje i analitycy rynku

Dziennikarze gospodarczy i analitycy obserwują spółki z wybranej branży, żeby jako pierwsi zauważyć zmianę właściciela, nowego prezesa albo otwarcie likwidacji. Dla nich szczególnie przydatny jest tryb natychmiastowy.

Jak ustawić monitoring krok po kroku

1. Wyszukaj spółkę po nazwie, numerze KRS albo NIP i otwórz jej profil.
2. Kliknij przycisk dodania do obserwowanych i wybierz tryb alertu, dzienny albo natychmiastowy.
3. Jeśli chcesz, dodaj do obserwowanych także spółki z mapy powiązań kontrahenta.
4. W planie Kancelaria lub Instytucja wgraj plik z listą numerów, żeby dodać cały portfel naraz.
5. Ustaw adresy, na które mają trafiać powiadomienia, i zdecyduj, kto w zespole dostaje raport tygodniowy.

Od tej chwili każda zmiana w rejestrze trafia do ciebie bez dodatkowej pracy. Usunięcie podmiotu z listy obserwowanych zwalnia miejsce na liście, więc możesz na bieżąco dopasowywać ją do aktualnego portfela kontrahentów.

Jak wygląda komunikat o zmianie

Każdy alert ma tę samą budowę, żeby dało się go przeczytać w kilka sekund. Na górze widać nazwę spółki, numer KRS i rodzaj zmiany, na przykład zmianę w składzie zarządu. Pod spodem znajduje się stan sprzed zmiany i stan po zmianie, zestawione obok siebie, oraz data wpisu w rejestrze. Jeśli zmiana dotyczy osoby, komunikat zawiera link do jej profilu, gdzie widać pozostałe spółki, w których pełni funkcje. Jeśli dotyczy wspólników, możesz od razu otworzyć zaktualizowaną mapę powiązań.

W mailu dziennym zmiany są pogrupowane według wagi. Najwyżej stoją wpisy o likwidacji, upadłości, restrukturyzacji i wykreśleniu, potem zmiany zarządu i wspólników, na końcu zmiany adresu i danych podstawowych. Dzięki temu nawet przy długiej liście obserwowanych podmiotów najważniejsze informacje są widoczne od razu. Historia wszystkich alertów zostaje w panelu, więc możesz do niej wrócić przy kolejnej ocenie kontrahenta albo przy przeglądzie portfela.

Jak reagować na alert

Nie każda zmiana jest sygnałem ostrzegawczym. Zmiana adresu siedziby po przeprowadzce do nowego biura to zwykła sprawa. Kilka zdarzeń warto jednak traktować poważnie i mieć przygotowaną procedurę.

• Wpis o otwarciu likwidacji albo wzmianka o upadłości: wstrzymaj nowe dostawy na kredyt kupiecki i sprawdź, jak zgłosić wierzytelność.
• Zmiana całego zarządu i wspólników w krótkim czasie: zweryfikuj umocowanie osób podpisujących i ponów sprawdzenie beneficjenta rzeczywistego.
• Utrata statusu czynnego podatnika VAT: sprawdź rozliczenia i nie płać na rachunek spoza wykazu.
• Odwołanie prokury osoby, z którą prowadzisz rozmowy: potwierdź, kto teraz reprezentuje spółkę.