Sprawdź kontrahenta po NIP w KRS, CEIDG i na białej liście VAT

Numer NIP to najprostszy klucz do danych firmy, bo widnieje na każdej fakturze i w każdej ofercie. Na tej stronie wyjaśniamy, co warto sprawdzić po NIP, w jakiej kolejności i co mówi każde z państwowych źródeł.

Dlaczego warto sprawdzać kontrahenta przed współpracą

Sprawdzenie kontrahenta chroni przed trzema rodzajami problemów. Pierwszy to problemy podatkowe: zapłata na rachunek spoza wykazu podatników VAT albo współpraca z firmą, która nie jest czynnym podatnikiem, może skończyć się utratą prawa do zaliczenia wydatku do kosztów i odpowiedzialnością za cudze zaległości. Drugi to problemy z wypłacalnością: firma w likwidacji, z wnioskiem o upadłość albo z historią porzuconych spółek to ryzyko nieopłaconych faktur. Trzeci to problemy prawne: umowa podpisana przez osobę bez umocowania może okazać się trudna do wyegzekwowania.

Kilka minut poświęconych na sprawdzenie numeru NIP pozwala uniknąć większości tych sytuacji. Ważne jest, żeby sprawdzenie było pełne, a nie ograniczało się do potwierdzenia, że numer istnieje.

Co sprawdzić po numerze NIP

Status na białej liście VAT

Wykaz podatników VAT prowadzony przez KAS, nazywany białą listą, pokazuje, czy firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, zwolniony, czy też została wykreślona albo nie była zarejestrowana. Faktura od firmy, która nie jest czynnym podatnikiem VAT, a mimo to wykazuje podatek, to dla nabywcy sygnał ostrzegawczy i ryzyko zakwestionowania odliczenia.

Rachunki bankowe zgłoszone w wykazie

Biała lista zawiera też numery rachunków zgłoszonych przez podatnika. Przy płatnościach między firmami powyżej 15 000 zł brutto przepisy wymagają przelewu, a zapłata na rachunek spoza wykazu niesie skutki podatkowe dla płacącego. Dlatego rachunek z faktury warto porównać z wykazem w dniu zlecania przelewu, a nie tylko przy pierwszej transakcji.

Wpis w KRS albo w CEIDG

Spółki są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, a przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność do CEIDG. Wpis pokazuje pełną nazwę, adres, datę rozpoczęcia działalności, formę prawną i, w przypadku spółek, kapitał zakładowy. Rozbieżność między danymi na fakturze a wpisem w rejestrze to powód, by zadać pytanie przed zapłatą.

Zarząd i sposób reprezentacji

Odpis z KRS mówi, kto wchodzi w skład zarządu, kto jest prokurentem i jak spółka jest reprezentowana, na przykład czy wymagany jest podpis dwóch członków zarządu. To podstawa do oceny, czy osoba podpisująca umowę ma do tego prawo.

Inne spółki członków zarządu

Najwięcej mówi zwykle to, czego nie widać w samym odpisie. Członek zarządu kontrahenta może zasiadać jednocześnie w kilkunastu innych spółkach, w tym takich, które upadły albo zostały wykreślone. Takie informacje widać dopiero na mapie powiązań, która łączy dane z wielu wpisów. Więcej o tym, jak czytać takie relacje, piszemy na stronie powiązania osobowe.

Wykreślenia, likwidacje i upadłości

Sprawdź, czy sama spółka nie jest w likwidacji ani w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego. Następnie sprawdź to samo dla spółek, w których zasiadali lub zasiadają członkowie jej zarządu i wspólnicy. Seria wykreślonych firm prowadzonych przez te same osoby to jeden z najczęstszych sygnałów ryzyka.

Co mówi każde źródło

Każdy rejestr odpowiada na inne pytanie. Tabela zbiera, gdzie szukać której informacji i jak ją interpretować.

Kolejność kroków przy sprawdzaniu kontrahenta

Opisana kolejność pozwala zacząć od informacji najprostszych i najszybciej wykluczających ryzyko, a skończyć na analizie powiązań, która wymaga najwięcej uwagi.

1. Wpisz numer NIP i potwierdź, że nazwa i adres zgadzają się z danymi z oferty lub faktury.
2. Sprawdź status VAT na białej liście i porównaj rachunek z faktury z rachunkami z wykazu.
3. Otwórz wpis w KRS albo w CEIDG i sprawdź formę prawną, datę rejestracji i kapitał.
4. Zobacz skład zarządu, prokurentów i sposób reprezentacji, a potem porównaj je z osobą, która podpisuje umowę.
5. Sprawdź, czy spółka nie jest w likwidacji, upadłości ani restrukturyzacji.
6. Otwórz mapę powiązań i zobacz inne spółki członków zarządu i wspólników, zwłaszcza te wykreślone.
7. Przejrzyj ostatnie sprawozdania finansowe, jeśli spółka je składa.
8. Sprawdź spółkę i osoby z mapy na listach sankcyjnych.
9. Jeśli współpraca ma trwać dłużej, dodaj kontrahenta do obserwowanych, żeby dostawać alerty o zmianach.

Ostatni krok sprawia, że sprawdzenie nie kończy się w dniu podpisania umowy. Jak działają alerty i jakie zmiany obejmują, opisujemy na stronie monitoring KRS.

Sprawdzenie kontrahenta a obowiązki z ustawy AML

Dla instytucji obowiązanych, takich jak biura rachunkowe, kancelarie, pośrednicy w obrocie nieruchomościami czy firmy leasingowe, sprawdzenie kontrahenta jest częścią obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wymaga między innymi identyfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego oraz udokumentowania tych czynności. Sprawdzenie po NIP to dobry początek, ale samo w sobie nie wyczerpuje tych obowiązków. Jak przejść od sprawdzenia firmy do pełnej weryfikacji, wyjaśniamy na stronie weryfikacja klienta AML.

Hurtowe sprawdzenie listy NIP

Jeśli masz do sprawdzenia całą bazę dostawców albo portfel klientów, ręczne wpisywanie numerów po kolei nie ma sensu. W planie Kancelaria możesz wgrać plik z listą numerów NIP lub KRS, do 2 000 wierszy na plik, a w planie Instytucja do 10 000 wierszy. Wynikiem jest tabela, w której przy każdym numerze widać status VAT, status w rejestrze, zarząd i oznaczenia ryzyka, gotowa do eksportu do arkusza. Hurtowe sprawdzenie przydaje się przy okresowym przeglądzie kontrahentów, przy przejęciu portfela klientów i przed wysłaniem dużej serii przelewów.

Plan Kancelaria kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie albo 745 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, do ceny doliczamy 23% VAT. Obejmuje 5 użytkowników, 3 000 map w miesiącu, sprawy klientów, rejestr czynności AML, alerty dla 1 500 podmiotów i API z 5 000 zapytań w miesiącu. Dla pojedynczych sprawdzeń wystarcza plan Wywiad za 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy płatności rocznej), z mapami na 2 poziomy i alertami dla 25 podmiotów.

Jak udokumentować sprawdzenie kontrahenta

Samo sprawdzenie to połowa pracy. Druga połowa to możliwość wykazania po czasie, że zostało wykonane i co wykazało. W razie kontroli podatkowej albo sporu z kontrahentem liczy się to, czy potrafisz pokazać stan danych z dnia, w którym podejmowałeś decyzję.

Dlatego każde sprawdzenie warto zapisać. W serwisie możesz wyeksportować profil firmy i mapę powiązań do PDF z datą danych, a w wyższych planach także do XLSX i CSV. W planie Kancelaria sprawdzenie trafia do sprawy klienta, gdzie dopisujesz notatkę z oceną, a w rejestrze czynności zostaje ślad, kto i kiedy je wykonał. Takie akta pozwalają odtworzyć tok rozumowania nawet po kilku latach, gdy osoba, która podejmowała decyzję, już nie pracuje w firmie.

Co powinno znaleźć się w notatce ze sprawdzenia

• Data i godzina sprawdzenia oraz osoba, która je wykonała.
• Numer NIP, numer KRS albo CEIDG i pełna nazwa kontrahenta.
• Status VAT i rachunek, na który zlecono płatność, potwierdzony w wykazie.
• Skład zarządu i informacja, kto podpisał umowę.
• Wynik sprawdzenia na listach sankcyjnych.
• Krótka ocena ryzyka i decyzja, na przykład zgoda na kredyt kupiecki do określonej kwoty.

Kontrahent bez wpisu w KRS

Nie każda firma ma wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność i wspólnicy spółek cywilnych figurują w CEIDG, a sama spółka cywilna nie jest wpisywana do żadnego z tych rejestrów, choć ma własny NIP. W takim przypadku po numerze NIP zobaczysz status na białej liście VAT i zgłoszone rachunki, a dane wspólników sprawdzisz osobno w CEIDG, po ich własnych wpisach.

Warto wtedy zwrócić uwagę na to, czy wspólnicy spółki cywilnej nie zasiadają jednocześnie w zarządach spółek kapitałowych. Mapa powiązań pokaże te role, jeśli są wpisane do KRS. Brak wpisu w KRS nie jest sam w sobie sygnałem ryzyka, ale oznacza, że mniej informacji o firmie jest jawnych, więc pozostałe kroki sprawdzenia nabierają większej wagi.

Najczęstsze sygnały ostrzegawcze

• Rachunek na fakturze inny niż rachunki zgłoszone w wykazie podatników VAT.
• Spółka zarejestrowana niedawno, z minimalnym kapitałem, a składająca ofertę na dużą kwotę.
• Zarząd zmieniony w ostatnich tygodniach, zwłaszcza na osobę zasiadającą w wielu innych spółkach.
• Członkowie zarządu powiązani z serią spółek wykreślonych albo upadłych.
• Brak sprawozdań finansowych w Repozytorium mimo obowiązku ich składania.
• Siedziba pod adresem, pod którym zarejestrowano wiele innych, niepowiązanych firm.

Żaden z tych sygnałów nie przesądza o nieuczciwości kontrahenta, ale każdy uzasadnia dodatkowe pytania i ostrożniejsze warunki płatności.