Wywiadownia gospodarcza a samoobsługowa mapa powiązań

Dużą część takiej pracy da się dziś wykonać samodzielnie, w kilka minut, na podstawie jawnych rejestrów państwowych. Poniżej wyjaśniamy, czym zajmuje się wywiadownia, czym różni się raport zamawiany u analityka od mapy powiązań składanej z rejestrów w abonamencie i jak dobrać narzędzie do sprawy, którą masz na biurku.

Czym zajmuje się wywiadownia gospodarcza

Wywiadownia gospodarcza to podmiot, który na zlecenie klienta przygotowuje informację o kontrahencie. Najczęściej chodzi o ocenę wiarygodności firmy przed rozpoczęciem współpracy, sprawdzenie, kto naprawdę stoi za spółką, oraz ustalenie, czy partner nie ma za sobą historii upadłości, likwidacji albo częstych zmian zarządu. Zleceniodawcami są działy sprzedaży udzielające odroczonych terminów płatności, działy zakupów wybierające dostawców, kancelarie prowadzące transakcje, banki i firmy leasingowe oraz windykatorzy szukający informacji o dłużniku.

Typowy raport zawiera dane rejestrowe, skład organów spółki, wspólników, powiązania z innymi podmiotami, dane finansowe ze sprawozdań, informacje o zadłużeniu i postępowaniach oraz opisową ocenę ryzyka. Część wywiadowni dokłada informacje pozyskane z rozmów, z prasy lokalnej albo z własnych baz. Raport przygotowuje człowiek, więc jego jakość zależy od doświadczenia analityka i od czasu, który ten analityk może sprawie poświęcić.

Co z raportu wywiadowni pochodzi z jawnych rejestrów

Jeśli rozłożyć typowy raport na części, okaże się, że jego trzon stanowią dane, które państwo udostępnia publicznie. Krajowy Rejestr Sądowy pokazuje zarząd, radę nadzorczą, prokurentów, wspólników spółek z o.o., kapitał zakładowy i historię wpisów. CEIDG zawiera dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność. Wykaz podatników VAT prowadzony przez KAS, nazywany białą listą, mówi, czy firma jest czynnym podatnikiem i jakie rachunki zgłosiła. Repozytorium Dokumentów Finansowych udostępnia sprawozdania finansowe złożone do KRS. Listy sankcyjne, polska prowadzona przez MSWiA i unijne wynikające z rozporządzeń Rady UE, pokazują osoby i podmioty objęte środkami ograniczającymi.

Analityk wywiadowni najpierw przegląda te same źródła, potem zestawia je w dokument. Najwięcej czasu zajmuje przy tym nie odczyt pojedynczego wpisu, tylko ręczne łączenie faktów: kto z zarządu spółki A zasiadał wcześniej w spółce B, kto był wspólnikiem obu, kiedy dokładnie te role się zaczęły i skończyły. Właśnie ten etap przejmuje mapa powiązań. Jej podstawą jest nasza baza KRS, połączona z pozostałymi rejestrami, dzięki czemu relacje między osobami i spółkami są zestawione, zanim zadasz pytanie.

Raport na zamówienie a mapa w abonamencie

Raport zamawiany w wywiadowni jest usługą jednorazową. Płacisz za konkretną firmę, czekasz na opracowanie, dostajesz dokument aktualny na dzień jego przygotowania. Jeśli za miesiąc spółka zmieni zarząd, dowiesz się o tym dopiero przy kolejnym zamówieniu. To rozsądny wybór przy pojedynczej, dużej sprawie, w której potrzebujesz opinii człowieka i informacji spoza rejestrów.

Samoobsługowa mapa działa inaczej. Wpisujesz nazwisko, nazwę spółki, numer KRS albo NIP i w ciągu chwili widzisz sieć powiązań: spółki, w których dana osoba pełni lub pełniła funkcje, ich zarządy i wspólników, kolejne poziomy relacji, daty od i do przy każdej roli. Możesz porównać dwie osoby i zobaczyć ich wspólne spółki, cofnąć mapę do stanu na wybrany dzień, ustawić alerty o zmianach i wyeksportować wynik do akt. Płacisz abonament, więc kolejne sprawdzenie nie oznacza nowej faktury za raport.

Mapa nie zastępuje rozmowy z ludźmi ani oceny eksperta, która wymaga znajomości branży. Za to w sprawach powtarzalnych, takich jak weryfikacja kolejnych kontrahentów, przygotowanie akt AML czy szybkie rozpoznanie przed spotkaniem, daje wynik szybciej i taniej. Więcej o samej metodzie łączenia danych piszemy na stronie powiązania kapitałowe.

Porównanie obu podejść w jednej tabeli

Tabela zestawia cechy raportu wywiadowni z mapą powiązań z rejestrów. Nie oceniamy w niej konkretnych firm, porównujemy dwa modele pracy. Ile kosztuje każda z opcji, od odpisu przez raport z biura informacji gospodarczej po abonament, rozpisujemy w artykule raport o firmie i jego cena.

Czego nie robimy

Granice są dla nas równie ważne jak zakres. Biznesmeni korzysta wyłącznie z jawnych rejestrów, które prawo udostępnia każdemu. Nie pozyskujemy danych niejawnych, nie kupujemy baz z nieznanych źródeł, nie zbieramy informacji z prywatnych profili w mediach społecznościowych i nie prowadzimy obserwacji osób. Nie ustalamy adresów zamieszkania, numerów telefonów, stanu rodzinnego ani innych informacji o życiu prywatnym. Nie śledzimy, gdzie ktoś przebywa i z kim się spotyka.

Pokazujemy funkcje w organach spółek, udziały, prokury i działalność gospodarczą, czyli informacje, które dana osoba ujawniła publicznie właśnie dlatego, że uczestniczy w obrocie gospodarczym. Osoby, które prowadzą wyłącznie jednoosobową działalność, nie dostają wyceny udziałów. Każdy, kogo dotyczą dane, może zgłosić korektę albo sprzeciw przez formularz, a zgłoszenia rozpatrujemy szybko. Opis zasad znajdziesz na stronie poświęconej źródłom danych.

Kiedy wybrać wywiadownię, a kiedy mapę

Dobrym kryterium jest pytanie, czego właściwie potrzebujesz. Jeśli chcesz wiedzieć, kto zarządza spółką, z kim jest powiązany, od kiedy, czy spółka jest czynnym podatnikiem VAT, czy złożyła sprawozdania i czy ktoś z jej otoczenia figuruje na liście sankcyjnej, mapa z rejestrów odpowie na to od ręki. Jeśli potrzebujesz opinii o reputacji firmy w branży, informacji od jej dostawców albo ustaleń, których nie ma w żadnym rejestrze, zamów raport u analityka.

Wiele firm łączy oba podejścia. Mapę wykorzystują do codziennego sprawdzania kontrahentów i do wstępnego rozpoznania, a raport zamawiają wtedy, gdy mapa pokaże coś, co wymaga pogłębienia, na przykład gęstą sieć spółek zakładanych i wykreślanych w krótkich odstępach przez te same osoby. Taki podział zmniejsza liczbę zamawianych raportów i sprawia, że każdy z nich dotyczy sprawy naprawdę wymagającej pracy człowieka.

Sytuacje, w których mapa wystarcza

• Weryfikacja nowego kontrahenta przed pierwszym zamówieniem z odroczonym terminem płatności.
• Przygotowanie akt klienta w ramach obowiązków z ustawy AML i udokumentowanie, co sprawdzono.
• Rozpoznanie przed negocjacjami, kto jeszcze stoi za drugą stroną i w jakich spółkach zasiada.
• Wykrycie, że dwie firmy startujące w przetargu mają wspólnych członków zarządu albo wspólników.
• Stałe pilnowanie portfela kontrahentów przez alerty o zmianach w KRS.

Sytuacje, w których warto dołożyć raport analityka

• Transakcja o dużej wartości, w której potrzebna jest pisemna opinia eksperta.
• Spór, w którym liczą się informacje spoza rejestrów, zebrane i udokumentowane przez człowieka.
• Ocena kontrahenta zagranicznego, którego nie obejmują polskie rejestry.

Jak wygląda praca z mapą powiązań

Pracę zaczynasz od pola wyszukiwania. Wpisujesz osobę albo spółkę, wybierasz głębokość mapy i decydujesz, czy chcesz widzieć tylko obecne role, czy całą historię. Mapa pokazuje węzeł startowy, spółki pierwszego poziomu z funkcjami i datami, a dalej kolejne osoby i kolejne spółki. Przy każdej relacji widać jej rodzaj: członek zarządu, członek rady nadzorczej, prokurent, wspólnik, właściciel działalności. Kliknięcie w węzeł otwiera profil z historią ról.

Druga przydatna funkcja to porównanie dwóch osób. Wpisujesz osobę X i osobę Y, a narzędzie pokazuje spółki, w których obie zasiadały lub zasiadają, wraz z okresami, w których ich role się pokrywały. To szybki sposób, by sprawdzić deklarację kontrahenta, że nie ma nic wspólnego z inną firmą. Dla spółek z KRS widać też szacowaną wartość udziałów, liczoną jawną metodą z proporcji udziałów do kapitału własnego i mnożnika branżowego, podaną jako przedział z datą danych.

Wynik możesz zapisać w sprawie klienta, opatrzyć notatką i wyeksportować. Jeśli prowadzisz obowiązki z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, w wyższym planie każde sprawdzenie trafia do rejestru czynności, który pokazuje, kto, kiedy i co sprawdził. O tym, jak przekłada się to na codzienne obowiązki, piszemy na stronie system AML.

Jak przygotować zlecenie, gdy jednak zamawiasz raport

Jeśli sprawa wymaga pracy analityka, mapa powiązań i tak się przydaje. Zanim złożysz zamówienie, zbuduj mapę kontrahenta i zaznacz w niej miejsca, które budzą wątpliwości. Analityk dostanie od ciebie konkretne pytania zamiast ogólnego polecenia sprawdzenia firmy, a ty zapłacisz za pogłębienie tych wątków, których rejestry nie wyjaśniają. Do zlecenia warto dołączyć listę spółek z otoczenia kontrahenta, okres, który cię interesuje, i informację, do czego raport ma posłużyć.

Po otrzymaniu raportu porównaj go z mapą. Rozbieżności w datach pełnienia funkcji albo w składzie wspólników wskazują, że któraś ze stron korzystała z nieaktualnych danych. Takie porównanie zajmuje kilka minut i podnosi wartość dokumentu, który trafi do akt sprawy.

Ile kosztuje samoobsługowy wywiad z rejestrów

Wszystkie ceny podajemy netto, do ceny doliczamy 23% VAT. Plan Wywiad kosztuje 199 zł miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł w przeliczeniu na miesiąc. Daje 100 map powiązań w miesiącu na 2 poziomy, porównanie dwóch osób, historię ról, 20 raportów PDF bez znaku wodnego, alerty dla 25 podmiotów i szacowaną wartość udziałów. Plan Analityk za 599 zł miesięcznie (299 zł przy płatności rocznej) rozszerza mapę do 4 poziomów, dodaje stan na wybrany dzień, eksport do XLSX, CSV i GraphML, sprawdzenie całej mapy na listach sankcyjnych i PEP oraz raport due diligence spółki. Plan Kancelaria za 1 490 zł (745 zł) obejmuje 5 użytkowników, sprawy klientów i rejestr czynności AML. Plan Instytucja za 3 990 zł (1 995 zł) jest przeznaczony dla banków i dużych instytucji obowiązanych.

Zanim kupisz plan, możesz jednorazowo zobaczyć, jak wygląda mapa. Gość widzi pierwszy poziom powiązań, a po założeniu konta dostaje jedną pełną mapę na 2 poziomy z PDF ze znakiem wodnym. Zakup odbywa się w kasie, bez rozmowy z handlowcem. Szczegóły planów są w zakładce cennik.