Lista PEP i jak sprawdzić, czy klient jest osobą eksponowaną politycznie

Sprawdzenie statusu PEP to więc połączenie trzech źródeł: oświadczenia klienta, wiedzy z jawnych rejestrów i publicznych informacji o osobach na stanowiskach. Poniżej opisujemy, kogo obejmuje pojęcie, jak przeprowadzić weryfikację krok po kroku i jak udokumentować wynik tak, żeby obronił się przy kontroli.

Kim jest osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne

Skrót PEP pochodzi od angielskiego określenia politically exposed person. Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) posługuje się pojęciem osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i wylicza kategorie funkcji, które to pojęcie obejmuje. Chodzi o osoby, które z racji pełnionej funkcji mają realny wpływ na decyzje publiczne, budżety, zamówienia albo nadzór nad sektorami gospodarki.

W uproszczeniu do tej grupy należą między innymi szefowie państw i rządów, ministrowie i wiceministrowie, posłowie i senatorowie, członkowie organów zarządzających partii politycznych, sędziowie sądów najwyższych instancji i trybunałów, członkowie organów zarządzających banku centralnego i najwyższego organu kontroli, ambasadorowie, wyżsi oficerowie sił zbrojnych oraz członkowie organów zarządzających i nadzorczych przedsiębiorstw państwowych i spółek z istotnym udziałem Skarbu Państwa. Do tego dochodzą osoby na podobnych stanowiskach w instytucjach międzynarodowych. Pełny katalog zawsze czytaj w aktualnym tekście ustawy, bo zakres bywa zmieniany.

Status PEP nie jest zarzutem ani oceną. Oznacza tylko, że ryzyko nadużycia wpływów jest wyższe niż przeciętnie, więc przepisy wymagają wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Klient będący PEP może być zupełnie zwyczajnym, uczciwym klientem. Różnica polega na tym, ile pracy musi włożyć instytucja obowiązana, zanim nawiąże z nim relację, i jak ją potem monitoruje.

Członkowie rodziny i bliscy współpracownicy

Obowiązki nie kończą się na samej osobie na stanowisku. Ustawa AML osobno definiuje członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz osoby znane jako jej bliscy współpracownicy. Do rodziny zalicza się w szczególności małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu, dzieci i ich małżonków lub partnerów oraz rodziców. Zakres warto za każdym razem potwierdzić w aktualnym brzmieniu przepisu.

Bliscy współpracownicy to kategoria, w której rejestry gospodarcze pomagają najbardziej. Ustawa wskazuje tu w szczególności osoby, które razem z PEP są beneficjentami rzeczywistymi tej samej spółki albo utrzymują z nią inne bliskie relacje gospodarcze, a także osoby będące jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotu utworzonego na rzecz PEP. To właśnie powiązania kapitałowe i osobowe, które widać w KRS: wspólne udziały, wspólne zasiadanie w zarządzie, prokura w spółce kontrolowanej przez osobę na stanowisku.

W praktyce oznacza to, że klient, który sam nigdy nie pełnił funkcji publicznej, może wymagać wzmożonej analizy, bo od lat jest wspólnikiem posła w spółce z o.o. albo zasiada w radzie nadzorczej spółki, której beneficjentem jest wiceminister. Bez spojrzenia na powiązania osobowe takiej relacji łatwo nie zauważyć.

Dlaczego nie ma jednej pełnej listy PEP

Wielu klientów szuka gotowego spisu nazwisk, który wystarczy przeszukać. Taki spis nie jest prowadzony przez żaden polski organ w formie publicznej bazy osób. Istnieje natomiast wykaz stanowisk: kategorie funkcji z ustawy oraz krajowe wykazy funkcji uznawanych za eksponowane politycznie, które państwa członkowskie przekazują na poziom unijny. Wykaz stanowisk mówi, jakie funkcje się liczą, ale nie mówi, kto je dziś pełni ani kto pełnił je wcześniej.

Powody są dość proste. Obsada stanowisk zmienia się po każdych wyborach, rekonstrukcji rządu czy zmianie w radzie nadzorczej spółki państwowej. Członków rodziny i współpracowników nikt urzędowo nie rejestruje. Do tego część osób pełni funkcje w innych państwach i instytucjach międzynarodowych. Spisy nazwisk oferowane na rynku są więc zawsze kompilacją z publicznych źródeł, z określoną datą aktualności i z lukami, o których trzeba pamiętać.

Dla instytucji obowiązanej wniosek jest taki, że brak trafienia w jakimkolwiek spisie nie zwalnia z oceny. Odpowiedzialność za ustalenie statusu klienta zostaje po stronie instytucji, a narzędzie ma jej pomóc zebrać i udokumentować przesłanki.

Jak sprawdzać status PEP krok po kroku

Rozsądna procedura łączy kilka niezależnych kroków. Żaden z nich osobno nie wystarcza, razem dają ocenę, którą da się uzasadnić.

1. Oświadczenie klienta. Klient składa pisemne oświadczenie, czy jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członkiem rodziny takiej osoby albo jej bliskim współpracownikiem. To samo dotyczy beneficjentów rzeczywistych klienta będącego spółką.
2. Ustalenie beneficjentów rzeczywistych. Dane z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) porównujesz ze strukturą udziałów w KRS. Rozbieżność sama w sobie jest sygnałem do wyjaśnienia. Więcej o tym w tekście o tym, kim jest beneficjent rzeczywisty.
3. Przegląd ról w rejestrach. Sprawdzasz, gdzie klient i jego beneficjenci zasiadają lub zasiadali w zarządach i radach nadzorczych, ze szczególnym uwzględnieniem spółek z udziałem Skarbu Państwa i samorządów.
4. Powiązania drugiego poziomu. Patrzysz, z kim klient dzieli spółki. Wspólnik albo członek zarządu, który pełni funkcję publiczną, czyni z klienta potencjalnego bliskiego współpracownika.
5. Informacje publiczne. Dla osób, które budzą wątpliwość, potwierdzasz funkcję w oficjalnych źródłach: stronach organów, biuletynach informacji publicznej, komunikatach o powołaniu i odwołaniu.
6. Ocena i decyzja. Zapisujesz, jaki status ustaliłeś, na jakiej podstawie i jakie środki stosujesz. Jeśli klient jest PEP, decyzję o nawiązaniu lub kontynuowaniu relacji zatwierdza osoba zajmująca kierownicze stanowisko, zgodnie z procedurą instytucji.

Cały proces opisujemy szerzej na stronie o tym, jak wygląda weryfikacja klienta AML. Tam też jest miejsce statusu PEP w szerszej ocenie ryzyka.

Oświadczenie klienta i jego granice

Oświadczenie jest punktem wyjścia, ale nie wynikiem. Klient może nie wiedzieć, że jego funkcja mieści się w ustawowym katalogu, może zapomnieć o roli sprzed kilku lat albo nie uważać wspólnika za bliskiego współpracownika. Bywa też, że ktoś świadomie przemilcza powiązanie. Dlatego ustawa oczekuje, że instytucja podejmie rozsądne działania, by status zweryfikować, a nie tylko przyjąć deklarację.

Dobrą praktyką jest formularz oświadczenia, który wymienia kategorie funkcji opisowo, prosi o wskazanie okresu pełnienia funkcji i zawiera osobne pytania o rodzinę i współpracowników. Warto też dodać zobowiązanie do poinformowania o zmianie statusu. Oświadczenie przechowujesz razem z wynikiem własnej weryfikacji, bo dopiero obie rzeczy razem pokazują kontrolującemu, że ocena była rzetelna.

Gdy oświadczenie i dane z rejestrów się różnią, nie zakładaj złej woli. Zapytaj klienta, poproś o wyjaśnienie na piśmie i zapisz odpowiedź. Rozbieżność, której nie da się wyjaśnić, jest okolicznością podnoszącą ocenę ryzyka.

Oznaczenie PEP na mapie powiązań

W planie Analityk sprawdzasz całą mapę powiązań klienta, a nie tylko jego nazwisko. Każda osoba na mapie, czyli członkowie zarządów, prokurenci, wspólnicy i członkowie rad nadzorczych spółek z sieci klienta, jest porównywana z publicznymi źródłami o osobach na stanowiskach eksponowanych politycznie. Trafienie widać jako oznaczenie przy węźle, z opisem źródła i datą, na którą dane były aktualne.

To oznaczenie jest sygnałem do analizy, nie rozstrzygnięciem. Zbieżność imienia i nazwiska nie przesądza o tożsamości, a informacja publiczna mogła się zdezaktualizować. Analityk otwiera węzeł, sprawdza role i daty, porównuje z oficjalnym źródłem i dopiero wtedy decyduje, czy klient jest członkiem rodziny albo bliskim współpracownikiem PEP. Decyzję i uzasadnienie zapisuje w sprawie klienta.

Mapa daje tu coś, czego nie da lista nazwisk: kontekst. Widzisz, że osoba oznaczona jako PEP jest współwłaścicielem spółki, w której klient jest prokurentem od sześciu lat, i że obie role nadal trwają. Taki obraz łatwo przenieść do dokumentacji, bo eksport mapy do PDF zawiera węzły, role i daty.

Okres po zakończeniu pełnienia funkcji

Zakończenie kadencji nie oznacza, że ryzyko znika z dnia na dzień. Przepisy przewidują, że wobec osoby, która przestała zajmować eksponowane stanowisko polityczne, instytucja obowiązana nadal przez pewien czas uwzględnia związane z tym ryzyko i stosuje odpowiednie środki. Ustawa wskazuje minimalny okres, a po jego upływie decyduje ocena, czy ryzyko się utrzymuje.

Dlatego w dokumentacji warto zapisywać nie tylko fakt pełnienia funkcji, ale też daty od i do. Historia ról na osi czasu, którą pokazuje mapa w serwisie, pomaga ustalić, kiedy osoba odeszła z zarządu spółki państwowej albo przestała zasiadać w radzie nadzorczej. Dla funkcji niewidocznych w KRS, na przykład mandatu poselskiego, datę zakończenia potwierdzasz w źródłach oficjalnych. Jeśli nie masz pewności, ostrożniej jest utrzymać wzmożone środki dłużej niż za krótko.

Jak dokumentować wynik sprawdzenia

Przy kontroli liczy się nie tylko to, czy instytucja sprawdziła status, ale czy potrafi to wykazać. Dokumentacja powinna pozwolić osobie z zewnątrz odtworzyć tok rozumowania. W praktyce warto mieć w aktach klienta następujące elementy:

• oświadczenie klienta o statusie PEP wraz z datą złożenia,
• datę i zakres przeprowadzonego sprawdzenia, w tym głębokość mapy powiązań,
• listę trafień z opisem, które uznano za trafne, a które odrzucono i dlaczego,
• ustalony status klienta i jego beneficjentów rzeczywistych,
• zastosowane środki i osobę, która zatwierdziła decyzję,
• termin kolejnego przeglądu.

W planie Kancelaria i Instytucja każda taka czynność trafia do rejestru czynności AML, który eksportujesz do pliku i okazujesz kontrolującemu. W planie Analityk zapisujesz wynik w raporcie PDF i dołączasz go do akt. Jak ułożyć całość w dokument wewnętrzny, opisujemy na stronie poświęconej temu, czym jest procedura AML.

Monitorowanie statusu w trakcie relacji

Status PEP zmienia się w czasie. Klient może zostać powołany do rady nadzorczej spółki państwowej rok po nawiązaniu relacji, a jego wspólnik może objąć funkcję w ministerstwie. Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych obejmuje więc także okresowe odświeżenie statusu.

Alerty o zmianach w KRS informują o każdej nowej roli klienta i osób z jego sieci w obserwowanych podmiotach. Zmiana w zarządzie czy nowy wspólnik to dobry moment, żeby ponownie sprawdzić mapę na źródłach PEP. Taki zapis w sprawie klienta pokazuje, że monitoring nie był jednorazowym zdarzeniem przy onboardingu.

Ile kosztuje sprawdzenie mapy na źródłach PEP

Sprawdzenie całej mapy na listach sankcyjnych i źródłach PEP jest dostępne od planu Analityk, który kosztuje 599 zł netto miesięcznie albo 299 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, do ceny doliczamy 23% VAT. Plan obejmuje 600 map w miesiącu do czterech poziomów, eksport do PDF, XLSX, CSV i GraphML oraz alerty dla 250 podmiotów. Zespoły, które potrzebują rejestru czynności AML i spraw klientów, wybierają plan Kancelaria. Szczegóły są w zakładce cennik.