Beneficjent rzeczywisty w spółce z o.o., komandytowej i akcyjnej

Gdy takiej osoby nie da się wskazać, ustawa każe wpisać osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze. Poniżej opisujemy, jak to ustalić w spółce z o.o., spółkach osobowych i akcyjnych, jak działa CRBR i co zrobić, gdy dane z rejestru nie zgadzają się z tym, co widać w dokumentach.

Kim jest beneficjent rzeczywisty według ustawy AML

Pojęcie pochodzi z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Beneficjentem rzeczywistym jest zawsze człowiek, nigdy inna spółka, fundusz czy fundacja. Jeżeli udziały w spółce A należą w całości do spółki B, to spółka B nie jest beneficjentem, tylko ogniwem łańcucha. Szukamy osoby fizycznej, która stoi na jego końcu i realnie decyduje o tym, co dzieje się w spółce A.

Ustawa opisuje kilka sposobów sprawowania kontroli nad osobą prawną. Najprostszy to posiadanie ponad 25 procent ogólnej liczby udziałów lub akcji. Drugi to dysponowanie ponad 25 procentami głosów w organie stanowiącym, czyli na zgromadzeniu wspólników albo walnym zgromadzeniu, także jako zastawnik, użytkownik albo na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi. Trzeci to kontrola sprawowana innymi środkami, na przykład przez prawo do powoływania zarządu. Czwarty odwołuje się do pozycji dominującej w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Warto zapamiętać jedno słowo z progu: „ponad”. Osoba, która ma dokładnie 25 procent udziałów, nie przekracza progu tylko z tego tytułu. Czterech wspólników po 25 procent oznacza w praktyce, że żaden z nich nie jest beneficjentem z samego tytułu udziałów, chyba że któryś kontroluje spółkę w inny sposób. To częsty przypadek, w którym trzeba sięgnąć po kolejne kryteria albo po regułę kadry kierowniczej opisaną niżej.

Pojęcie jest kluczowe dla instytucji obowiązanych, takich jak biura rachunkowe, kancelarie, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, firmy leasingowe i banki. Każda z nich w ramach środków bezpieczeństwa finansowego musi ustalić beneficjenta klienta i podjąć uzasadnione działania, żeby zweryfikować jego tożsamość. Szerzej o tym etapie piszemy na stronie weryfikacja klienta AML.

Beneficjent rzeczywisty w spółce z o.o.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością punktem wyjścia jest struktura udziałów. Dział 1 odpisu z KRS pokazuje wspólników, którzy mają co najmniej 10 procent kapitału zakładowego, wraz z liczbą i wartością ich udziałów. Wspólnicy z mniejszym pakietem w odpisie się nie pojawiają, ale widać ich na liście wspólników składanej razem z rocznym sprawozdaniem finansowym w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Do ustalenia beneficjenta zwykle wystarcza odpis, bo próg ponad 25 procent jest wyższy niż próg ujawnienia w KRS.

Trzeba jednak sprawdzić dwie rzeczy, których odpis wprost nie pokazuje. Pierwsza to udziały uprzywilejowane co do głosu. Umowa spółki może przyznawać jednemu udziałowi kilka głosów, więc wspólnik z 20 procentami kapitału może mieć ponad połowę głosów na zgromadzeniu. Druga to uprawnienia osobiste, na przykład prawo jednego wspólnika do powoływania i odwoływania wszystkich członków zarządu. W obu sytuacjach odpowiedź daje umowa spółki, która jest dostępna w aktach rejestrowych albo u samego klienta.

Typowy układ wygląda tak. Spółka A ma dwóch wspólników, osobę X z 60 procentami i spółkę B z 40 procentami. Osoba X jest beneficjentem bezpośrednio. Spółka B nie jest beneficjentem, ale jeśli jej jedynym wspólnikiem jest osoba Y, to Y kontroluje pakiet 40 procent pośrednio i także przekracza próg. W CRBR dla spółki A powinny więc widnieć dwie osoby.

Spółka komandytowa i inne spółki osobowe

Spółki jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo-akcyjne również zgłaszają beneficjentów do CRBR. W spółce osobowej nie ma kapitału zakładowego podzielonego na udziały, dlatego analizę zaczyna się od umowy spółki. Liczy się, kto i w jakim stopniu uczestniczy w zyskach, jak rozkładają się głosy przy uchwałach wspólników i kto prowadzi sprawy spółki.

W spółce komandytowej pozycja komplementariusza i komandytariusza jest różna z samej ustawy. Komplementariusz prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją, odpowiada też całym swoim dorobkiem za zobowiązania. Komandytariusz co do zasady nie prowadzi spraw spółki, ale często ma większość udziału w zysku. W praktyce beneficjentem bywa komandytariusz z dominującym udziałem w zysku, komplementariusz, który faktycznie zarządza, albo obaj. Bardzo częsty jest układ, w którym komplementariuszem jest spółka z o.o. Wtedy trzeba przejść piętro wyżej i ustalić, kto kontroluje tę spółkę z o.o., bo to on decyduje o prowadzeniu spraw spółki komandytowej.

W odpisie KRS spółki komandytowej widać wspólników z oznaczeniem, kto jest komplementariuszem, a kto komandytariuszem, oraz sumę komandytową. Udziału w zysku odpis nie pokazuje. Jeżeli klient nie przekaże umowy spółki, warto zapisać w dokumentacji, na jakiej podstawie przyjęto ustalenia, i co zrobiono, żeby je potwierdzić.

Spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna

W spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej najtrudniej ustalić beneficjenta z samych rejestrów. KRS nie zawiera listy akcjonariuszy. Wyjątkiem jest jedyny akcjonariusz, którego ujawnia się w odpisie. Akcje spółek niepublicznych są zdematerializowane i zapisane w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez uprawniony podmiot, ale ten rejestr nie jest jawny dla osób trzecich.

Dlatego w spółce akcyjnej źródłem informacji o beneficjencie są przede wszystkim CRBR, oświadczenie klienta oraz dokumenty, które klient przekaże, na przykład wyciąg z rejestru akcjonariuszy albo protokół walnego zgromadzenia z listą obecności. Pomocne bywają sprawozdania finansowe, które w informacji dodatkowej opisują jednostkę dominującą i grupę kapitałową.

Spółki, których akcje są notowane na rynku regulowanym, podlegają odrębnym obowiązkom informacyjnym o znacznych pakietach akcji i nie zgłaszają się do CRBR. Dla instytucji obowiązanej to nadal klient, którego beneficjenta trzeba ustalić, tyle że w oparciu o publikowane zawiadomienia o stanie posiadania.

Kontrola pośrednia przez kolejne spółki

Struktury wielopiętrowe to codzienność. Osoba X ma 100 procent w spółce B, spółka B ma 30 procent w spółce A. Bez wątpienia X kontroluje te 30 procent pośrednio, więc przekracza próg w spółce A. Trudniej, gdy na każdym piętrze udział jest mniejszościowy. Osoba Y ma 50 procent w spółce C, a spółka C ma 50 procent w spółce A.

W praktyce stosuje się dwa podejścia. Pierwsze to łańcuch kontroli. Jeżeli osoba kontroluje spółkę pośrednią, przypisuje się jej cały pakiet tej spółki w spółce niższego szczebla. Drugie to przemnażanie udziałów przez kolejne piętra, w którym Y ma efektywnie 25 procent w spółce A i nie przekracza progu. Ustawa nie podaje jednego wzoru, dlatego dobrą praktyką jest opisanie przyjętej metody w wewnętrznej procedurze i stosowanie jej konsekwentnie, a w razie wątpliwości patrzenie na to, kto faktycznie podejmuje decyzje.

Ręczne przechodzenie takich łańcuchów jest pracochłonne, bo każde piętro to kolejny odpis, kolejna lista wspólników i kolejne sprawozdanie. Mapa powiązań w serwisie Biznesmeni zbiera to w jednym widoku z baza KRS i dokumentów finansowych, a przy każdej krawędzi pokazuje udział oraz datę wpisu. Dzięki temu widać od razu, które osoby stoją na końcu łańcuchów i jakie pakiety kontrolują.

Kontrola innymi środkami niż udziały

Udziały to nie jedyna droga do kontroli. Kontrola innymi środkami może wynikać z umowy spółki, umowy inwestycyjnej, porozumienia akcjonariuszy, umowy pożyczki z prawem weta albo z faktycznego wpływu jednej osoby na decyzje. Częste sytuacje wyglądają następująco.

• Wspólnik mniejszościowy ma osobiste prawo do powoływania większości członków zarządu.
• Kilku wspólników zawarło porozumienie o wspólnym głosowaniu i razem przekraczają próg głosów.
• Udziały formalnie należą do osoby bliskiej, ale wszystkie decyzje podejmuje inna osoba, która finansowała spółkę.
• Fundacja albo trust jest wspólnikiem, a kontrolę sprawuje fundator lub osoba, która decyduje o tym, komu fundacja przekazuje korzyści.
• Wierzyciel ma w umowie finansowania prawo do zatwierdzania kluczowych uchwał.

Takie układy rzadko widać w rejestrach. Sygnałem ostrzegawczym bywa sytuacja, w której ta sama osoba od lat zasiada w zarządach kilku spółek, choć formalnie nie ma w nich udziałów, albo prokura udzielona osobie, która w innych spółkach grupy jest wspólnikiem większościowym. Wtedy warto dopytać klienta i zapisać odpowiedź.

Gdy właściciela nie da się ustalić

Ustawa przewiduje regułę zastępczą. Jeżeli po przeprowadzeniu wszystkich możliwych działań nie ustalono osoby, która kontroluje spółkę przez udziały, głosy lub inne środki, albo istnieją wątpliwości co do ustaleń, beneficjentem jest osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze. W spółce kapitałowej zwykle jest to członek zarządu, najczęściej prezes.

To rozwiązanie ostatniej kolejności, a nie wygodny skrót. Instytucja obowiązana powinna udokumentować, jakie kroki podjęła, dlaczego nie dały wyniku i dlaczego wskazała właśnie tę osobę. W przypadku rozproszonego akcjonariatu albo czterech równych wspólników bez dodatkowych uprawnień reguła kadry kierowniczej jest jednak w pełni prawidłowa.

CRBR i obowiązek zgłoszenia

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych prowadzi minister właściwy do spraw finansów publicznych. Rejestr jest jawny i bezpłatny, dane można przeglądać przez stronę rejestru bez logowania. Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie, a podpisuje je osoba uprawniona do reprezentacji spółki zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS.

Obowiązek zgłoszenia dotyczy między innymi spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, partnerskich, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostych spółek akcyjnych i akcyjnych niebędących spółkami publicznymi. Zgłasza się dane beneficjenta i informację o udziałach lub uprawnieniach, a także dane osoby dokonującej zgłoszenia. Termin liczy się od wpisu spółki do KRS albo od zmiany danych beneficjenta i wynosi 14 dni roboczych. Za brak zgłoszenia albo podanie nieprawdy grożą kary, dlatego spółki z częstymi zmianami w składzie wspólników powinny pilnować aktualizacji.

Wpis w CRBR nie zwalnia instytucji obowiązanej z własnej analizy. Ustawa wprost wymaga, żeby nie opierać się wyłącznie na informacjach z rejestru. CRBR jest jednym ze źródeł, obok odpisu KRS, listy wspólników, sprawozdań i oświadczenia klienta.

Rozbieżności między CRBR a ustaleniami

Rozbieżność pojawia się na przykład wtedy, gdy w CRBR wpisany jest prezes zarządu jako osoba z kadry kierowniczej, a odpis KRS pokazuje wspólnika z 70 procentami udziałów. Inna typowa sytuacja to CRBR, w którym widnieje były wspólnik, choć KRS od kilku miesięcy pokazuje nowego. Czasem zgłoszenie wskazuje spółkę zagraniczną zamiast osoby fizycznej, co samo w sobie jest błędem.

Instytucja obowiązana, która stwierdzi rozbieżność, dokumentuje ją i przekazuje informację do organu prowadzącego rejestr, a sprawę opisuje w dokumentacji klienta. Rozbieżność jest też sygnałem do zastosowania ostrożniejszego podejścia, na przykład zażądania dodatkowych dokumentów albo podniesienia oceny ryzyka klienta. Warto zapytać klienta, skąd wynika różnica, bo często to zwykłe zaniedbanie aktualizacji, ale bywa też celowe ukrywanie właściciela. Jak taką weryfikację przeprowadzić na mapie udziałów z KRS, pokazujemy na stronie weryfikacja beneficjenta rzeczywistego.

Do wychwytywania rozbieżności przydaje się monitoring KRS. Zmiana wspólnika w KRS jest sygnałem, że w CRBR też powinna pojawić się aktualizacja, a jeśli się nie pojawia, sprawę trzeba wyjaśnić przy najbliższym kontakcie z klientem.

Jak ustalić beneficjenta krok po kroku

1. Pobierz aktualny odpis KRS klienta i zanotuj formę prawną, wspólników z działu 1 oraz skład zarządu z działu 2.
2. Sprawdź wpis w CRBR i porównaj go z odpisem.
3. Jeżeli wspólnikiem jest inna spółka, powtórz kroki dla niej, aż dojdziesz do osób fizycznych.
4. Poproś klienta o umowę spółki lub oświadczenie o uprzywilejowaniu udziałów, prawach osobistych i porozumieniach wspólników.
5. W spółce akcyjnej poproś o dokument z rejestru akcjonariuszy albo listę obecności z ostatniego walnego zgromadzenia.
6. Zastosuj metodę liczenia kontroli pośredniej opisaną w swojej procedurze.
7. Zweryfikuj tożsamość wskazanych osób i sprawdź je na listach sankcyjnych oraz liście PEP.
8. Zapisz wynik, źródła, daty i ewentualne rozbieżności w karcie klienta.

Poniższa tabela podsumowuje, skąd zwykle pochodzą informacje w poszczególnych formach prawnych.

Gdy klient ma rozbudowaną grupę, szybciej jest zacząć od mapy, która pokazuje wszystkie piętra naraz, a potem uzupełnić ją dokumentami od klienta. Sposób czytania takich struktur opisujemy w artykule o tym, jak sprawdzić powiązania kapitałowe, a miejsce ustalenia beneficjenta w całym procesie w tekście o tym, czym jest procedura AML w biurze rachunkowym.