Prokurent spółki i członek zarządu w praktyce obrotu

Dla kontrahenta różnica ma znaczenie przy każdym podpisie. Musisz wiedzieć, czy osoba po drugiej stronie stołu jest umocowana samodzielnie, czy tylko łącznie z kimś innym, czy jej umocowanie obejmuje daną czynność i kto poniesie konsekwencje, jeżeli spółka przestanie płacić. Ten artykuł porządkuje te kwestie i pokazuje, gdzie je sprawdzić w rejestrze.

Czym jest prokura

Prokurę regulują przepisy Kodeksu cywilnego, od art. 109(1). Jest to pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS albo do CEIDG. Obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, które są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ustawodawca celowo nadał jej szeroki zakres, żeby kontrahent nie musiał każdorazowo badać, czy dana umowa mieści się w umocowaniu.

Prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Spółka może wewnętrznie zakazać prokurentowi na przykład zaciągania kredytów, ale taki zakaz działa tylko w relacji spółki z prokurentem. Jeżeli prokurent go naruszy, umowa z kontrahentem pozostaje ważna, a spółka może dochodzić od prokurenta odszkodowania. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a prokurę udziela się na piśmie pod rygorem nieważności.

Prokurent nie może przenieść prokury na inną osobę. Może natomiast ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności albo do określonego rodzaju czynności, co w praktyce pozwala delegować na przykład prowadzenie konkretnej sprawy sądowej.

Prokura samoistna, łączna i oddziałowa

Przepisy przewidują kilka postaci prokury, a różnice między nimi przesądzają o tym, czy jeden podpis wystarczy.

Odrębną kwestią jest reprezentacja mieszana, czyli przewidziana w umowie albo statucie spółki możliwość działania członka zarządu łącznie z prokurentem. Wtedy podpis prokurenta zastępuje podpis drugiego członka zarządu. Sposób reprezentacji zawsze odczytujesz z KRS, a nie z wizytówki ani stopki maila.

Zakres umocowania prokurenta

Prokurent może podpisywać umowy handlowe, zaciągać zobowiązania, prowadzić rozliczenia, zatrudniać pracowników i reprezentować spółkę przed sądami i urzędami, o ile sprawa wiąże się z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Kryterium jest szerokie i w praktyce obejmuje prawie całą bieżącą działalność.

Kodeks wprost wyłącza kilka czynności. Do zbycia przedsiębiorstwa, do oddania go do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Prokurent może więc kupić dla spółki nieruchomość, ale sprzedać ją albo ustanowić na niej hipotekę może dopiero na podstawie odrębnego pełnomocnictwa szczególnego.

Kto udziela prokury i jak ją odwołać

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a odwołać ją może każdy członek zarządu. Podobne zasady obowiązują w spółce akcyjnej. Ta asymetria ma sens praktyczny: powołanie osoby z tak szerokim umocowaniem wymaga jednomyślności, a jej odwołanie może nastąpić szybko, gdy zaufanie się kończy.

Prokurę można odwołać w każdym czasie. Wygasa ona między innymi z wykreśleniem przedsiębiorcy z rejestru, z ogłoszeniem upadłości oraz z otwarciem likwidacji. Wpis prokury do KRS ma charakter deklaratoryjny, czyli prokura istnieje od chwili jej udzielenia, ale spółka ma obowiązek zgłosić ją do rejestru. Kontrahent, który działa w zaufaniu do wpisu, jest chroniony przez zasadę jawności rejestru, dlatego tak ważne jest sprawdzenie aktualnego odpisu w dniu podpisania umowy.

Członek zarządu jako organ spółki

Członek zarządu nie jest pełnomocnikiem spółki, tylko osobą wchodzącą w skład jej organu. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją, a jego prawo do reprezentacji dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, nie tylko tych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ograniczenia wynikające z umowy spółki albo uchwał wspólników działają, podobnie jak przy prokurze, tylko wewnętrznie.

Członek zarządu ma też obowiązki, których prokurent nie ma. Odpowiada za złożenie sprawozdania finansowego, za prowadzenie księgi udziałów, za zgłoszenia do KRS i CRBR oraz za terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy spółka stała się niewypłacalna. Powołuje go i odwołuje zwykle zgromadzenie wspólników albo rada nadzorcza, a nie sam zarząd.

Kodeks spółek handlowych przewiduje również sankcję zakazu pełnienia funkcji dla osób skazanych prawomocnie za określone przestępstwa. Zakaz obejmuje między innymi członków zarządu, członków rady nadzorczej, likwidatorów i prokurentów. W due diligence sprawdzasz więc obie grupy osób jednakowo, co szerzej opisujemy w artykule due diligence lista kontrolna.

Odpowiedzialność za zobowiązania spółki z o.o.

Najważniejsza praktyczna różnica dotyczy odpowiedzialności za długi. Zgodnie z art. 299 KSH, jeżeli egzekucja przeciwko spółce z ograniczoną odpowiedzialnością okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Odpowiedzialność ta jest osobista i obejmuje cały ich dorobek, nie tylko udziały w spółce.

Członek zarządu może się od niej uwolnić, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo w tym samym czasie zapadło postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego lub o zatwierdzeniu układu, że niezgłoszenie wniosku nastąpiło nie z jego winy, albo że mimo niezgłoszenia wniosku wierzyciel nie poniósł szkody. Ocena, czy przesłanki zachodzą, zależy od okoliczności sprawy i należy do sądu.

Art. 299 KSH nie obejmuje prokurenta. Wierzyciel spółki nie może na podstawie tego przepisu pozwać prokurenta za długi spółki, nawet jeśli to on podpisał umowę, z której dług powstał. Nie oznacza to, że prokurent nie odpowiada za nic. Wobec spółki odpowiada za szkodę wyrządzoną przekroczeniem wewnętrznych ograniczeń albo niestarannym działaniem, a w określonych sytuacjach mogą go dotyczyć przepisy prawa karnego. Dla wierzyciela oznacza to jednak, że przy spółce z o.o. bez wartościowych aktywów osobista odpowiedzialność za długi dotyczy członków zarządu, a nie prokurenta.

Warto pamiętać o skutkach w drugą stronę. Osoba, która chce prowadzić sprawy spółki bez ryzyka z art. 299 KSH, czasem przyjmuje rolę prokurenta zamiast członka zarządu. Gdy w KRS widzisz silnego wspólnika z prokurą i słaby, często zmieniany zarząd, warto zapytać, kto naprawdę podejmuje decyzje, i sprawdzić inne spółki tej osoby.

Prokurent i członek zarządu w jednej tabeli

Jak sprawdzić prokurenta w KRS

W odpisie z KRS prokurenci są ujawnieni w dziale 2, obok zarządu i organu nadzoru. Przy każdej osobie widzisz imię, nazwisko i rodzaj prokury, na przykład samoistna albo łączna. W odpisie pełnym zobaczysz, od kiedy prokura jest wpisana i czy wcześniej ktoś inny ją pełnił. Prokurentów pokazuje także biała lista VAT, co pozwala szybko porównać oba źródła.

Sam odpis odpowiada na pytanie o jedną spółkę. Często ważniejsze jest, w jakich innych spółkach ta sama osoba jest prokurentem, członkiem zarządu albo wspólnikiem. baza KRS w serwisie biznesmeni.net łączy te role w jednej mapie z datami od i do, a strona o tym, jak czytać powiązania osobowe, pokazuje, jak wykorzystać to przy ocenie kontrahenta. Jeżeli chcesz wiedzieć o odwołaniu prokury albo zmianie zarządu w dniu wpisu, ustaw monitoring KRS dla spółek, z którymi współpracujesz.

Kiedy spółka wybiera prokurę zamiast miejsca w zarządzie

Wspólnicy wybierają prokurę z kilku powodów. Najczęstszy to potrzeba sprawnego podpisywania dokumentów przez dyrektora finansowego, dyrektora handlowego albo kierownika oddziału, który nie ma decydować o strategii spółki. Prokura daje mu umocowanie do codziennych czynności, a jednocześnie nie wymaga zmiany umowy spółki ani uchwały wspólników o powołaniu do organu.

Drugi powód to szybkość reakcji. Odwołanie prokury przez jednego członka zarządu jest prostsze niż zwołanie zgromadzenia wspólników, które ma odwołać członka zarządu. Dla spółki, która zatrudnia menedżera z zewnątrz, to wygodne zabezpieczenie.

Trzeci powód dotyczy obowiązków i ryzyka. Członek zarządu przejmuje pełny zakres obowiązków organu, w tym odpowiedzialność za długi spółki przy bezskutecznej egzekucji i obowiązek pilnowania terminu na wniosek o upadłość. Prokurent tych obowiązków nie ma. Dla menedżera to argument za prokurą, a dla kontrahenta sygnał, żeby przy ocenie ryzyka patrzeć na skład zarządu, a nie tylko na osobę, z którą prowadzi rozmowy.

Bywa też odwrotnie. Wspólnik większościowy, który faktycznie kieruje spółką, wpisuje się jako prokurent, a do zarządu powołuje osobę bez doświadczenia. Taki układ nie jest sam w sobie niezgodny z prawem, ale w badaniu kontrahenta zasługuje na notatkę i sprawdzenie innych spółek obu osób.

Typowe sytuacje przy zawieraniu umów

Pierwsza sytuacja to umowa podpisana przez prokurenta łącznego bez drugiego prokurenta. Taka czynność jest dokonana bez należytego umocowania i jej skuteczność zależy od potwierdzenia przez spółkę. Zanim przelejesz zaliczkę, poproś o drugi podpis albo o potwierdzenie przez osoby uprawnione według KRS.

Druga sytuacja to sprzedaż nieruchomości, w której po stronie spółki występuje prokurent. Sprawdź, czy ma pełnomocnictwo szczególne do tej konkretnej czynności, i porównaj je z wpisem w KRS. Notariusz zwykle tego wymaga, ale przy umowie przedwstępnej zawieranej bez notariusza łatwo to przeoczyć.

Trzecia sytuacja to ocena ryzyka niewypłacalności. Gdy spółka z o.o. ma minimalny kapitał i ujemny kapitał własny w sprawozdaniu, warto wiedzieć, kto w zarządzie realnie odpowiada z art. 299 KSH i czy te osoby mają historię upadłych spółek. Mapa ról pokazuje to szybciej niż przeglądanie kolejnych odpisów, a jeżeli w grę wchodzą transakcje wewnątrz grupy, przydaje się też artykuł o tym, jak prawo podatkowe definiuje podmioty powiązane.

Czwarta sytuacja to zmiana na stanowisku w trakcie współpracy. Prokura może zostać odwołana jednego dnia, a wpis w KRS pojawi się z opóźnieniem. Przy dużych transakcjach poproś o aktualny odpis z dnia podpisania i zachowaj go w aktach razem z umową.