Due diligence w rejestrach publicznych, czyli lista kontrolna dla każdej transakcji

Każde badanie due diligence ma ten sam fundament: zanim przeczytasz umowy i porozmawiasz z zarządem, ustalasz z rejestrów, kim jest podmiot, kto nim kieruje, kto go kontroluje, w jakiej jest kondycji finansowej i czy nie ciąży na nim coś, o czym druga strona wolałaby milczeć. Ta lista kontrolna porządkuje tę pracę w kolejności, w której opłaca się ją wykonywać.

Zakres badania i kolejność rejestrów

Due diligence nie jest jednym dokumentem, tylko zestawem pytań dopasowanych do transakcji. Inaczej bada się dostawcę, któremu płacisz z góry za półroczną usługę, inaczej spółkę, w której kupujesz większość udziałów, a jeszcze inaczej klienta, wobec którego masz obowiązki z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Część rejestrowa jest jednak wspólna dla wszystkich tych sytuacji i to ją opisujemy.

Kolejność ma znaczenie praktyczne. Najpierw ustalasz tożsamość i reprezentację, bo bez tego nie wiesz, kto może podpisać umowę. Potem finanse i podatki, bo to one najczęściej przesądzają o ryzyku. Dalej kontrola i beneficjent, na końcu sprawdzenie osób na listach sankcyjnych i mapa powiązań, która pokazuje, z kim naprawdę wchodzisz w relację. Jeżeli badasz jedną firmę, zajmie to od godziny do kilku godzin. Jeżeli badasz grupę kilkunastu spółek, bez narzędzia, które łączy dane, łatwo zgubić wątek.

Krajowy Rejestr Sądowy

KRS działa na podstawie ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym i jest pierwszym źródłem dla spółek handlowych, fundacji, stowarzyszeń i spółdzielni. Odpis aktualny pokazuje stan na dziś, odpis pełny całą historię wpisów. Do due diligence zawsze bierz odpis pełny, bo dopiero on pokazuje, kto i kiedy wchodził do zarządu, jak zmieniał się kapitał i ilu wspólników przewinęło się przez spółkę. Częste zmiany zarządu w krótkim czasie, przeniesienia siedziby i zmiany nazwy to sygnały, które warto opisać w notatce.

Na tym etapie pomaga baza KRS, która zestawia historię ról w czasie zamiast kazać czytać kolejne odpisy. Gdy prokurent i członek zarządu pełnią różne funkcje, warto wiedzieć, czym różnią się ich uprawnienia, co opisujemy w artykule prokurent spółki a członek zarządu.

Sprawozdania finansowe w RDF

Spółki wpisane do KRS składają roczne sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych, które jest częścią systemu eKRS. Dokumenty są jawne i można je pobrać bez opłat. Pakiet za rok obrotowy obejmuje zwykle sprawozdanie finansowe, uchwałę o jego zatwierdzeniu, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty, a w spółkach, które mają taki obowiązek, także sprawozdanie z działalności i sprawozdanie biegłego rewidenta.

Ujemny kapitał własny, rosnące zobowiązania przy spadających przychodach i brak sprawozdania za ostatni rok to trzy najczęstsze powody, dla których badanie kończy się warunkami dodatkowymi, takimi jak przedpłata po stronie kontrahenta, gwarancja albo poręczenie. Pozycje dotyczące jednostek powiązanych w informacji dodatkowej warto czytać razem z artykułem o tym, kim są podmioty powiązane w podatkach.

Biała lista VAT i rachunki bankowe

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Pokazuje status podatnika (czynny, zwolniony albo niezarejestrowany, a także wykreślony z podstawą wykreślenia), osoby reprezentujące i prokurentów, a przede wszystkim rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez podatnika. Przy płatnościach powyżej ustawowego progu na rachunek spoza wykazu firma ryzykuje utratę możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych i odpowiedzialność za VAT kontrahenta, dlatego sprawdzenie warto powtórzyć w dniu przelewu, a nie tylko przy podpisaniu umowy.

Pojedynczego kontrahenta sprawdzisz ręcznie w wyszukiwarce ministerstwa. Przy dziesiątkach dostawców sensowniejsze jest hurtowe sprawdź kontrahenta po NIP, które zapisuje wynik z datą sprawdzenia.

CEIDG dla przedsiębiorców bez KRS

Jednoosobowe działalności gospodarcze i wspólnicy spółek cywilnych są wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Sama spółka cywilna nie ma wpisu w KRS, więc jej obraz składasz z wpisów każdego wspólnika i z białej listy, gdzie spółka ma własny NIP. W CEIDG sprawdzisz status (aktywny, zawieszony, wykreślony), datę rozpoczęcia, adresy, PKD, pełnomocników i informację o udziale w spółkach cywilnych.

Beneficjent rzeczywisty w CRBR

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych powstał na podstawie ustawy AML i zbiera zgłoszenia spółek o osobach fizycznych, które sprawują nad nimi kontrolę. Rejestr jest jawny, ale dane w nim pochodzą od samej spółki, więc traktuj je jako deklarację do porównania z KRS i dokumentami, a nie jako dowód. Jeżeli w strukturze jest spółka zagraniczna, fundacja albo trust, beneficjenta trzeba ustalić przez wszystkie szczeble, a nie przyjąć wpis z pierwszego poziomu.

Instytucja obowiązana, która stwierdzi rozbieżność między CRBR a tym, co sama ustaliła, ma obowiązki z ustawy AML. Jak ustalać tę osobę krok po kroku, opisuje artykuł beneficjent rzeczywisty.

Monitor Sądowy i Gospodarczy

W Monitorze Sądowym i Gospodarczym publikowane są ogłoszenia wymagane przepisami, w tym wpisy do KRS, ogłoszenia o połączeniu, podziale i przekształceniu spółek, wezwania wierzycieli przy obniżeniu kapitału i likwidacji oraz zwołania walnych zgromadzeń w spółkach akcyjnych. Dla badania due diligence MSiG ma wartość zwłaszcza tam, gdzie zmiana jest w toku i jeszcze nie trafiła do odpisu, a także jako źródło dat, od których biegną terminy dla wierzycieli.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych zastąpił rozproszone wcześniej obwieszczenia i dawny rejestr dłużników niewypłacalnych. Znajdziesz w nim informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, o osobach, wobec których egzekucja okazała się bezskuteczna, a także o zakazach prowadzenia działalności orzeczonych przez sąd. W due diligence sprawdzasz tam nie tylko sam podmiot, ale też członków zarządu i wspólników, bo zakaz pełnienia funkcji albo wcześniejsza upadłość spółki tej samej osoby mówią wiele o ryzyku.

Księgi wieczyste nieruchomości

Gdy wartość transakcji opiera się na nieruchomościach albo nieruchomość ma być zabezpieczeniem, zaglądasz do elektronicznych ksiąg wieczystych. Potrzebny jest numer księgi, który zwykle daje druga strona. Księga ma cztery działy: pierwszy opisuje nieruchomość, drugi właściciela albo użytkownika wieczystego, trzeci prawa, roszczenia i ograniczenia, czwarty hipoteki. Wzmianki o wnioskach, które jeszcze nie zostały rozpoznane, są równie ważne jak same wpisy.

Listy sankcyjne polskie i unijne

Sprawdzenie sankcyjne obejmuje polską listę prowadzoną przez MSWiA na podstawie ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz listy wynikające z rozporządzeń Rady UE, w tym rozporządzenia 269/2014. Zakaz udostępniania środków obejmuje nie tylko podmiot wpisany na listę, ale też podmioty przez niego kontrolowane, dlatego sprawdzasz również wspólników, beneficjentów i spółki z drugiego poziomu struktury.

Trafienie po samym nazwisku nie przesądza sprawy. Porównujesz datę urodzenia, obywatelstwo i inne identyfikatory i zapisujesz, dlaczego uznałeś trafienie za fałszywe albo prawdziwe. Szczegóły opisuje strona o tym, jak sprawdzać lista sankcyjna.

Powiązania osób i spółek na kilku poziomach

Rejestry odpowiadają na pytania o jeden podmiot naraz. Ryzyko leży często obok, na przykład w spółce, którą prowadzi ten sam członek zarządu i która niedawno ogłosiła upadłość, albo w dostawcy, którego wspólnik zasiada w radzie nadzorczej Twojego kontrahenta. Dlatego ostatni krok listy kontrolnej to mapa powiązań: wszystkie osoby z KRS badanej spółki, ich inne funkcje i udziały, wspólne spółki dwóch osób i historia ról w czasie. Takie zestawienie pozwala w kilka minut zauważyć wzorce, których nie widać przy czytaniu odpisów jeden po drugim.

Jeżeli due diligence robisz regularnie, opłaca się przenieść tę pracę do jednego miejsca. W serwisie biznesmeni.net przygotujesz badania due diligence z mapą osób i spółek, sprawdzeniem mapy na listach sankcyjnych i eksportem do akt. Gdy chcesz pilnować kontrahenta po zakończeniu badania, ustawiasz monitoring KRS i dostajesz alert o każdej zmianie wpisu.

Jak udokumentować wynik

Wynik badania ma sens tylko wtedy, gdy da się go odtworzyć. Do każdej pozycji listy zapisz źródło, datę sprawdzenia, wynik i decyzję. Odpisy z KRS, wydruki z białej listy i zrzuty z list sankcyjnych zachowaj jako załączniki, bo stan rejestru zmienia się z dnia na dzień i za pół roku nikt nie odtworzy, co widziałeś w dniu podpisania umowy.

Rejestry nie zastąpią rozmowy z zarządem, badania umów i sporów ani wizji lokalnej, ale bez nich każdy z tych kroków jest prowadzony po omacku. Lista kontrolna pozwala zrobić część rejestrową szybko, w tej samej kolejności przy każdej sprawie i tak, żeby kolejna osoba w zespole mogła ją sprawdzić bez pytania o szczegóły.